Uppbyggnad/Struktur
Varje organisation bygger sin egen hierarki/struktur i systemet beroende på hur den egna organisationen är uppbyggd och hur många olika enheter den består av.
En enhet kan vara en mötesplats för unga eller en arbetsgrupp med ett gemensamt uppdrag att till exempel driva verksamhet för unga inom ramen för olika projekt. All dokumentation och uppföljning sker på verksamhetsnivå, medan resultaten redovisas även på organisationsnivå. Stora organisationer kan, vid behov, skapa en ’enhet’ för aktiviteter som bedrivs i samverkan mellan olika organisatoriska enheter (t ex fritidsgårdar).
Dokumentationen av statistik och anteckningar görs i de olika kategorierna:
Öppen, drop-in, verksamhet
Gruppverksamhet
En enhet kan ha flera grupper och drop-in verksamheter
Organisationen ger sina användare behörighet till respektive nivåer och enheter i organisationen. Detta innebär att man på verksamhetsnivå endast kan se sin egen statistik och egna anteckningar och resultat. Samtidigt ger systemet chefer på förvaltningsnivå en god överblick över hela verksamheten och hur denna utvecklas såväl totalt som avseende enskilda enheter.
The Logbook är självklart utformad för att inte bryta mot GDPR och är kontrollerad av juridisk expertis. Till systemet finns en utförlig användarmanual samt korta tutorials som visar hur det kan användas.