Uppbyggnad/Struktur
Varje organisation bygger sin egen hierarki/struktur i systemet beroende på hur den egna organisationen är uppbyggd och hur många olika enheter den består av.
En enhet kan vara en mötesplats för unga eller en arbetsgrupp med ett gemensamt uppdrag att till exempel driva verksamhet för unga inom ramen för olika projekt. All dokumentation och uppföljning sker på verksamhetsnivå, medan resultaten redovisas även på organisationsnivå. Stora organisationer kan, vid behov, skapa en ’enhet’ för aktiviteter som bedrivs i samverkan mellan olika organisatoriska enheter (t ex fritidsgårdar).
Dokumentationen av statistik och anteckningar görs i de olika kategorierna:
Drop in-verksamhet
Gruppverksamhet
Sluten verksamhet
En enhet kan ha flera grupper, slutna och drop-in verksamheter. Utöver dessa kategorier går det även att följa upp uppsökande verksamhet, till exempel skolbesök.
Organisationen bjuder själva in sina användare och väljer vilken behörighet varje individ ska ha. Detta innebär att olika användare kan ha olika behörighet att se och skapa statistik, anteckningar och resultat, beroende på vilka verksamheter man har tillgång till. Samtidigt ger systemet chefer på förvaltningsnivå en god överblick över hela verksamheten och hur denna utvecklas såväl totalt som avseende enskilda enheter.
The Logbook är självklart utformad för att inte bryta mot GDPR och är kontrollerad av juridisk expertis. Till systemet finns en utförlig användarmanual som visar hur det kan användas.