Dokumentation
I The Logbook dokumenterar personalen den verksamhet som genomförs för och med unga på deras fria tid. Dokumentationen utgår från verksamhetens uppsatta mål och syftar till att skapa kunskap om vad som faktiskt görs, vilka unga som nås och hur olika arbetssätt bidrar till verksamhetens utveckling.
För att kunna följa upp och jämföra olika former av öppen ungdomsverksamhet delas aktiviteterna in i olika verksamhetsformer. Det gör det möjligt att se hur olika typer av verksamhet attraherar olika grupper av unga, hur mycket verksamhetstid som genomförs och i vilken utsträckning unga är delaktiga i att skapa och genomföra aktiviteter.
Flera aktiviteter kan dokumenteras samma dag, även om de sker i samma verksamhet eller lokal. Det som avgör hur en aktivitet dokumenteras är hur den är organiserad och hur unga kan delta.
Till exempel kan en mötesplats ha öppet för drop-in i fyra timmar, samtidigt som en dansgrupp tränar i en av lokalerna i en timme. Samma dag kan en personal också åka på en bowlingutflykt med några ungdomar som har anmält sig i förväg. I The Logbook dokumenteras detta som tre olika aktiviteter:
Drop-in verksamhet, fyra timmar öppettid
Gruppverksamhet, en timme dansgrupp
Sluten verksamhet, två och en halv timme bowlingutflykt
På detta sätt blir dokumentationen mer precis och lättare att använda i uppföljning, analys och verksamhetsutveckling.
Drop-in verksamhet
Den statistik som kan dokumenteras avseende öppen, drop-in, verksamhet är:
Antalet verksamhetstimmar
Typ av aktivitet (sport/kultur/etc.)
Vilken personal som arbetar (från lista)
Vilka volontärer som arbetar (från lista)
Antal deltagare uppdelat på kön och ålder
Antalet unga som assisterar i driften av verksamheten uppdelat på kön och ålder
Antal unga som själva (med stöd) producerar aktiviteter uppdelat på kön och ålder
Antalet aktivitetstimmar producerade av unga
Gruppverksamhet
Gruppverksamhet dokumenteras i två steg. Först finns möjligheten att, när gruppen startar, fylla i;
Gruppens namn
Ansvarig personal
Typ av grupp (projektgrupp, ungdomsråd, etc.)
Gruppens mål/syfte
Eventuella samarbetspartners
Dessa anteckningar visas sedan, när det är dags att avsluta gruppen, i ett speciellt uppföljningsformulär
Statistik och anteckningar förs sedan per möte/aktivitet på samma sätt som för öppen, ’drop-in’, verksamhet.
Sluten verksamhet
Den statistik som kan dokumenteras avseende sluten verksamhet är:
Antalet verksamhetstimmar
Typ av aktivitet (sport/kultur/etc.)
Vilken personal som arbetar (från lista)
Vilka volontärer som arbetar (från lista)
Antal deltagare uppdelat på kön och ålder
Antalet unga som assisterar i driften av verksamheten uppdelat på kön och ålder
Antal unga som själva (med stöd) producerar aktiviteter uppdelat på kön och ålder
Antalet aktivitetstimmar producerade av unga
Reflektioner
I fältet för anteckningar kan personalen, utöver dagboksanteckningar, reflektera kring hur man arbetat i relation till uppsatta mål utifrån frågeställningar som man tillsammans skrivit in i systemet. Dessa frågor kan bytas eller förändras allt eftersom verksamheten utvecklas eller nya situationer eller utmaningar uppstår.
Filter
Varje aktivitet kan markeras för att underlätta filtreringen när en rapport skapas. Detta sker genom:
Taggar - Ord eller fraser som beskriver något som genomförts eller hänt under en aktivitet. Exempel på taggar är “Ta upp på möte”, “Talat om lärande” eller “Incident”. Detta kan till exempel underlätta personalmöten genom att filtrera på “Ta upp på möte” i rapporterna under mötet. Taggar kan skapas av alla användare i samtliga nivåer i systemet.
Aktivitetstyper - Gör det möjligt att markera enskilda aktiviteter med vilka aktiviteter som genomförts. Varje aktivitetstyp måste kopplas till en övergripande aktivitetstyp:
Friluftsliv
Kultur - ta del av
Kultur - utöva
Lek och spel
Mat - ta del av
Mat - utöva
Personligt stöd
Politik och samhälle - ta del av
Politik och samhälle - utöva
Sport - ta del av
Sport - utöva
Annat
Aktivitetstyper skapas i inställningarna.