Deltagarlista med samtycke i The Logbook
Varför deltagarlista i The Logbook?
På efterfrågan från våra medlemmar har vi vidareutvecklat The Logbook med möjligheten att skapa deltagarlistor med digitalt samtycke kopplat till BankID.
Syftet med att skapa deltagarlistor kan bland annat vara att:
Kunna följa upp antalet unika individer i målgrupp som verksamheten når.
Ha kontaktuppgifter till ungdomar och vårdnadshavare tillgängliga i The Logbook.
Ha en gemensam deltagarlista för hela kommunen/förvaltningen.
Förenkla viss planering genom att till exempel veta om unga har föräldrars tillåtelse att följa med på läger.
Detta är en valfri tilläggstjänst och det är upp till varje kommun/förvaltning att avgöra om man har behov av deltagarlistor. Det är då viktigt att reflektera över vad det kan innebära att samla in dessa uppgifter. Hur påverkar det till exempel verksamheten att andra myndigheter kan begära ut information om vilka som deltagit i en aktivitet och vilka rutiner behöver man i så fall ha på plats. Det är också viktigt att reflektera över vilken statistik man behöver och faktiskt kommer att använda. Vårdnadshavare/myndig ungdom bestämmer själv vilken information de vill dela.
Filmad presentation från 24 februari 2026
Samtycke kan samlas in på olika sätt
Personal skapar en deltagare, sms skickas automatiskt till vårdnadshavare eller myndig ungdom.
Självregistrering genom länk på kommunens hemsida. Vårdnadshavare och myndiga deltagare kan själva registrera.
Skriftligt samtycke, skapa deltagare och skriv ut en blankett som vårdnadshavare eller myndig deltagare signerar.
Kom igång
Signera KEKS PUB-avtal
Sammanställ länkar till information om verksamheten och information om hur kommunen behandlar personuppgifter. Dessa behövs i första stegen, för transparens och att möta lagkrav, när samtyckes-funktionen aktiveras.
Skapa sida för självregistrering (valfritt)
Kostnad
En tilläggskostnad som baseras på antal sms-segment och BankID signeringar som genomförts.
Frågor och intresseanmälan
Kontakta Loggboksansvarig: Ylva Medin, ylva.medin@keks.se
Frågor & Svar
Här är svaren till några av frågorna från informationsträffen den 24 februari.
Är ungdomens nummer och e-post obligatoriskt? Vi har ungdomar som inte har dessa.
Nej, endast namn, födelseår, kön och ett mobiltelefonnummer (till vårdnadshavare eller myndig ungdom) är obligatoriska uppgifter.
Hur passar det här med GDPR?
Samtycket innebär att vårdnadshavare eller myndig ungdom ger er samtycke att spara deras/deras barns personuppgifter i systemet. Allt som rör GDPR finns med i KEKS PUB-avtal som kommunen/förvaltningen måste signera innan vi kan aktivera tjänsten åt er.
Kan man skicka grupp-sms till vårdnadshavare?
Nej, den funktionen är inte utvecklad i systemet just nu.
Finns funktionen Utflykt (i The Logbook) bara med detta tillägg?
Ja, eftersom det endast går att lägga till deltagare från samtyckeslistan i en utflykt.
Finns samtyckesblanketten på andra språk än svenska?
Inte i dagsläget.
Vad händer när en ungdom fyller 18? Måste nytt samtycke registreras?
Det går att byta från vårdnadshavares samtycke till myndigs samtycke. Då registrerar ni ungdomens mobilnummer, samtycket blir väntande (gult) och ungdomen får signera samtycket.
Var sparas personuppgifterna?
Microsoft Europas databas. Mer info om detta finns i PUB-avtalet och i användarvillkoren för The Logbook.
Om en ungdom går till flera fritidsgårdar, behövs samtycke på samtliga?
Listan är gemensam för hela kommunen/förvaltningen. Därför behövs endast ett samtycke per ungdom.
Hur länge gäller ett samtycke?
Kommunen/förvaltningen väljer själv när ett samtycke ska gallras automatiskt, 1–5 år. Vårdnadshavare och myndig ungdom kan när som helst återkalla ett samtycke via länken i sitt sms eller genom att kontakta er. Användare i The Logbook kan när som helst radera en deltagare från listan.
Kan personal lägga till deltagare från listan i aktiviteter?
Ja, personal kan manuellt lägga till personer från listan i alla typer av aktiviteter (drop-in, grupper, slutna/utflykter).
Är fakturan uppdelad per verksamhet eller en summa för hela kommunen?
Kommuner med denna tilläggstjänst faktureras hela summan.
Om det sker förändringar, tex kring simkunnighet, kan samtycket uppdateras? Skickas då bekräftelse ut till vårdnadshavare igen?
Ja, ett samtycke kan förändras. Information kan tas bort eller läggas till. Om det är personal som gör dessa förändringar så skickas automatiskt ett nytt sms ut till vårdnadshavare eller myndig ungdom. Vårdnadshavare och myndig ungdom kan redigera samtycket via samma länk i sms:et som de fick vid registreringen. Om länken inte är sparad kan den kontakta er och be er skicka den igen.