Dokumentation och uppföljning

 

Vi lär av våra misstag. Och av våra framgångar. Men vi glömmer fort och det kan vara svårt, för att inte säga omöjligt, att säga något säkert om vilket resultat man faktiskt uppnått om man inte följer upp dem.

Regeringen och Ungdomsstyrelsen betonar ofta vikten av ett kunskapsbaserat arbetssätt. Det är dock lätt hänt att detta enbart tolkas som att man skall inhämta diverse, mer eller mindre akademiska, kunskaper och fakta utifrån. Man skall gå på kurs och få insikt i de senaste forskningsrönen och/eller lyssna på diverse exempel på hur man jobbat i andra kommuner och verksamheter. Detta är naturligtvis viktigt. Utan den typen av kunskap kommer man inte långt och fastnar lätt i en ganska inkrökt verksamhet.

Minst lika viktigt är dock att man har kunskap och vederhäftiga fakta om sin egen verksamhet. Det är först när vi på ett någorlunda objektivt sätt kan se sambandet mellan vad vi gör och vilka resultat vi uppnår som vi verkligen kan utveckla verksamheten. För att kunna se detta samband måste vi på ett systematiskt sätt dokumentera och följa upp vår verksamhet. Det vi då får fram är dock inte främst ett ”facit” utan måste framför allt ses och hanteras som ett underlag för analys och reflektion. Det är först när vi tillsammans, såväl inom personalen som tillsammans med ungdomar, sätter oss ner och försöker förstå varför vi fått de resultat vi fått som vi kan utveckla verksamheten.

Vi kan idag tydligt se att det är de verksamheter som på ett strukturerat och kontinuerligt sätt reflekterar kring sin verksamhet som åstadkommer bäst resultat. Men, som sagt, det är först när dessa diskussioner utgår från fakta och inte från lösa antaganden som vårt arbete blir i ordets sanna bemärkelse ”kunskapsbaserat”, som vi kan ersätta spekulation med reflektion.

 

Loggboken

KEKS system för dokumentation av såväl öppen verksamhet som gruppverksamheter är web-baserat och heter Loggboken. Systemet infördes 2011 som ett sätt att skapa en enhetlig modell för dokumentation av den dagliga verksamheten på fritidsgårdar, ungdomens hus och i andra öppna ungdomsverksamheter och projekt.

Vi upplevde att de dagböcker och liknande som vissa verksamheter använde sällan fungerade särskilt bra. Det saknades ofta tydliga riktlinjer för hur de skulle skrivas och kvaliteten på det som skrevs var därför högst varierande. Inte sällan påbörjades de i stor stil för att sedan rinna ut i sanden och ofta saknades också den nödvändiga analysen av de händelser som faktiskt beskrevs.

Ett annat problem var att denna dagboksdokumentation nästan alltid var mer eller mindre separerad från den statistiska dokumentationen av antalet besök, öppettimmar etc. Detta gjorde att man i sin tur hade dubbla dokumentationssystem vilket i sin tur medförde dels merarbete, men framför allt gjorde det svårt att se och analysera sambandet mellan kvalitativa och kvantitativa faktorer i verksamheten.

I och med införandet av Loggboken har vi skapat förutsättningar för att komma till rätta med samtliga dessa problem och skapat ett system som är unikt i sitt slag. I anslutning till Loggboken finns en heltäckande manual med tydliga riktlinjer för hur såväl statistik som olika texter skall redovisas. Varje verksamhet (fritidsgård, ungdomens hus, projekt) har sin egen inloggning och med över 250 användare har vi idag en unik statistik över den öppna ungdomsverksamheten; antalet ungdomar som deltar i såväl öppen verksamhet som gruppverksamheter, antalet ungdomar som själva producerar verksamhet, antal öppet- och grupptimmar, med mera. All deltagarstatistik är också könsseparerad för att vi skall kunna arbeta mot målet med jämn könsfördelning.

Vill du se en förteckning över vad som statistik förs i Loggboken, klicka här.

Men även om syftet med Loggboken också är att skapa underlag för forskning om vår verksamhet så är den inte främst till för att skapa en samlad statistik. Loggboken är framtagen först och främst för att vara ett konkret och praktiskt verktyg för dem som arbetar i öppen ungdomsverksamhet och som vill ha ett samlat underlag för att kunna analysera och reflektera kring sin verksamhet.

Utöver löpande statistik för man även anteckningar om vad som hänt i verksamheten och analyserar hur personalens agerande påverkat det som skett. Här finns också utrymme för att planera och dokumentera olika typer av gruppaktiviteter. För att detta skall upplevas som meningsfullt krävs naturligtvis att man sedan använder materialet för att diskutera verksamheten på personalmöten, vid planering etc. För att underlätta detta finns i stort sett obegränsade möjligheter att ta fram olika typer av rapporter/sammanställningar av inmatad statistik. Dessutom finns ett avancerat söksystem där man kan söka på såväl enskilda ord som till exempel veckodagar. Den verksamhet som till ett planeringsmöte vill veta hur könsfördelningen bland besökarna varierar mellan olika veckodagar eller vill ta fram anteckningarna från det gångna årets rockarrangemang kan alltså lätt göra detta.

Genom att Loggboken är web-baserad och kan nås via både datorer och smartphones underlättar den även kommunikationen, såväl mellan anställda som mellan ledning och personal. Som fritidsledare kan du logga in och se vad som hände kvällen innan om du inte arbetade då eller hitta all planering inför en gruppträff om en kollega blivit sjuk. Såväl chefer som personal kan också ladda upp dokument som man vill att alla lätt skall ha tillgång till på sidan.

Genom att efterfråga viss statistik, till exempel antal flickor och antal ungdomar som själva producerar verksamhet, fungerar Loggboken naturligtvis i viss mån styrande på verksamheterna. Men precis som mycket annat inom KEKS är den inte en färdig produkt utan utvecklas hela tiden i samspel med verksamheterna och utifrån deras behov.

Loggboken är idag vårt främsta verktyg för kontinuerlig analys och reflektion. De verksamheter som löpande använder materialet från Loggboken för att förstå och utveckla sin verksamhet skapar samtidigt en reflekterande och öppen kultur som naturligtvis också avspeglar sig i mötet med ungdomar. Personal som får tid och stöd att reflektera driver helt enkelt bättre verksamhet.

upp

Mötesplatsen

KEKS mötesplatsenkät genomfördes första gången 2002 på sju fritidsgårdar i Mölndal. 2012 genomfördes den på 130 fritidsgårdar inom KEKS och vi fick in över 6000 svar. Enkäten ligger ute under tre veckor i oktober och ungdomarna kan svara antingen ”på papper” eller via web-länk. I god tid före genomförandet får de verksamheter som deltar ut ett stödmaterial i form av en personalinstruktion och ett häfte till ungdomarna där de olika frågorna finns förklarade. Detta för att alla skall få chansen att förstå vad de svarar på och att genomförandet skall ske på ett enhetligt sätt mellan olika anläggningar.

Enkäten innehåller ganska många frågor (ca 40 st) och kan av vissa ungdomar upplevas som lång och svår att svara på. Vår erfarenhet är dock att de verksamheter där personalen har en positiv attityd, avsätter tid och markerar att de tycker att det är viktigt att den fylls i – de verksamheterna har inga problem med att få ungdomarna att svara på ett bra sätt. Viktigt i detta sammanhang är naturligtvis också att man när resultatet kommit, cirka en månad senare, diskuterar det med dem som svarat och får med dem i diskussionen kring hur man skall utveckla verksamheten.

Själva enkäten är uppdelad i fem olika delar; Trygghet och trivsel, Utbud och tillgänglighet, Bemötande, Delaktighet samt Om dig som svarar. De flesta frågorna är utformade som påståenden där den svarande har fem svarsalternativ; från ”Stämmer aldrig” till ”Stämmer alltid”. Några frågor är Ja eller Nej frågor. De flesta frågorna har också ett ”Vet ej-alternativ”.

Vill du se enkäten och alla frågorna, klicka här

Samtliga verksamheter får i början av december ut en resultatpresentation. I denna ingår förutom resultatet av mötesplatsenkäten även resultatet från de gruppenkäter (se nedan) man genomfört under året samt verksamhetens kostnader. Här kan man se sitt resultat för varje fråga/variabel och jämföra det med resultatet för föregående år samt med snittet i den egna kommunen/stadsdelen och med snittet i KEKS. Man får också sitt resultat uppdelat på kön. Resultaten sammanställs också på motsvarande sätt på kommun-/stadsdelsnivå.

Vill du se ett exempel på en resultatpresentation, klicka här.

Dessa resultat är dock, som tidigare påpekats, inte främst ett facit utan ett underlag för analys och reflektion. Till stöd för detta har vi tagit fram en manual som tydliggör de olika stegen i processen. Ingen manual i världen kan dock ersätta ett öppet och självkritiskt förhållningssätt och modet att bjuda in ungdomarna i dessa diskussioner. Det kanske inte alltid känns lätt, men de verksamheter som tagit steget kan alla vittna om vilka positiva effekter det får. Den som öppnar sig för ungdomar får deras hjälp och tilltro, så enkelt är det.

upp

Gruppenkäten

KEKS införde gruppenkäter 2011 som ett sätt att utöver den öppna verksamheten också följa upp de aktiviteter som sker i olika former av ungdomsgrupper. Vi ville följa upp allt från den lilla hobby-gruppen som träffas en gång i veckan till det stora gänget som planerar årets skolavslutning. På så sätt stämmer vi också av läget i verksamheten inte bara en gång per år, utan kontinuerligt.

Även gruppenkäten kan fyllas i ”på papper” eller via web-länk och den genomförs antingen terminsvis, för löpande grupper, eller när en verksamhet eller ett projekt är slutfört. Själva enkäten innehåller ett tjugotal frågor och är uppdelad i tre olika delar; Vad man har varit delaktig i, Upplevelse av delaktighet samt Om dig som svarar. De flesta frågorna är utformade som påståenden där den svarande har fem svarsalternativ; från ”Stämmer aldrig” till ”Stämmer alltid”. Några frågor är Ja eller Nej frågor. De flesta frågorna har också ett ”Vet ej-alternativ”. Till stöd i arbetet med gruppenkäten finns en personalinstruktion samt ett häfte där frågorna finns förklarade.

Vill du se enkäten och alla frågorna, klicka här.

Personalinstruktion Gruppenkäten

Frågeförklaringar Gruppenkäten

Om en gruppenkät har minst sju svarande så får verksamheterna tillbaka en resultatsammanställning senast en vecka efter det man meddelat att man är klara med ifyllandet. Man kan också få ut sammanställningar avseende till exempel de enkäter som genomförts på en viss anläggning under en viss tidsperiod. Resultat från samtliga gruppenkäter sammanställs också årligen och presenteras tillsammans med resultatet från mötesplatsenkäten.

Vill du se ett exempel på en resultatpresentation, klicka här.

Precis som när det gäller mötesplatsenkäten är det analysen och reflektionen, i såväl personalgruppen som med ungdomar, som ger arbetet med gruppenkäten dess fulla värde. Ingen vill fylla i en enkät om man inte får veta ”hur det gick” och vara med och diskutera hur man kan göra det bättre nästa gång. Men den som får vara med i sådana diskussioner kommer å andra sidan att känna sig verkligt delaktig!

upp

 

Övrigt

KEKS uppföljning ger oss mycket information och ny kunskap, men ibland måste man ändå ta ett steg till. Resultaten kan till exempel vara svårtydda och kräva fördjupad analys eller så framkommer helt enkelt saker som kräver nya undersökningar eller studier för att man skall kunna arbeta vidare.

KEKS har genom åren försökt tillfredsställa dessa behov på främst två sätt. Dels via handledning till personalgrupper dels via att vi engagerat oss i forskning kring vår verksamhet. Läs gärna mer om detta under rubrikerna ”Kompetensutveckling” respektive ”Forskning och utveckling”.

Det är också viktigt att konstatera att KEKS enkäter är ett sätt att mäta hur verksamheten fungerar, dess kvalitet. Utöver det behöver man ofta ett helhets- eller ”helikopter”-perspektiv på ungdomars livssituation i kommunen/stadsdelen för att kunna sätta in den egna verksamheten i sitt sammanhang. Här utgör Ungdomsstyrelsens enkät LUPP ett alldeles utmärkt alternativ. Rätt genomförd och använd skapar den ett utmärkt underlag för en mer övergripande analys av ungas livssituation och den kan också med fördel användas för att skapa dialog mellan ungdomar och tjänstemän/politiker i för ungdomar viktiga frågor. KEKS enkäter och LUPP står alltså inte i ett motsats- eller antingen eller-förhållande till varandra – tvärtom behövs de båda två och kompletterar varandra.

upp

UA-38657727-1